توضیحات
فرمهای سنتی؛ آغاز یک مسیر طولانی
بسیاری از سازمانها هنوز هم بخش قابل توجهی از فعالیتهای خود را از طریق فرمهایی انجام میدهند که پس از تکمیل، باید بین واحدهای مختلف جابهجا شوند.
در چنین شرایطی معمولاً مشکلات مشابهی به وجود میآید:
- مشخص نیست فرم در چه مرحلهای قرار دارد.
- زمان زیادی صرف پیگیری میشود.
- احتمال گم شدن یا ثبت ناقص اطلاعات وجود دارد.
- گزارشگیری از وضعیت فرایندها دشوار است.
- وابستگی زیادی به افراد ایجاد میشود.
این مشکلات با افزایش تعداد کارکنان و پیچیدهتر شدن ساختار سازمان، بیشتر خود را نشان میدهند.
دیجیتالی کردن فرمها کافی نیست
برخی سازمانها تصور میکنند اگر فرمهای کاغذی را به فرمهای آنلاین تبدیل کنند، تحول دیجیتال اتفاق افتاده است. در حالی که این فقط اولین قدم است.
اگر همان فرایند قدیمی بدون بازنگری وارد محیط دیجیتال شود، بسیاری از مشکلات همچنان باقی خواهد ماند.
تحول واقعی زمانی رخ میدهد که کل فرایند بازطراحی شود؛ یعنی مسیر انجام کار، مسئولیتها، زمانبندی، کنترلها و نحوه تصمیمگیری نیز مورد بازنگری قرار گیرد.
گردشکار هوشمند چه تفاوتی ایجاد میکند؟
در یک سیستم گردشکار هوشمند، هر درخواست از لحظه ثبت تا پایان، مسیر مشخصی را طی میکند. سیستم بهصورت خودکار تعیین میکند که درخواست به چه شخص یا واحدی ارسال شود، چه زمانی نیاز به تأیید دارد و در صورت تأخیر چه اقدامی انجام شود.
به این ترتیب:
- هیچ مرحلهای فراموش نمیشود.
- همه اقدامات قابل پیگیری هستند.
- مسئول هر مرحله مشخص است.
- زمان انجام هر فرایند قابل اندازهگیری میشود.
این شفافیت، یکی از مهمترین مزایای گردشکارهای هوشمند است.
حذف کارهای تکراری
یکی از اهداف اصلی هوشمندسازی فرایندها، حذف فعالیتهایی است که ارزش افزودهای ایجاد نمیکنند.
برای مثال، در بسیاری از سازمانها هنوز هم کارکنان زمان قابل توجهی را صرف:
- ارسال ایمیلهای یادآوری،
- پیگیری وضعیت درخواستها،
- ثبت اطلاعات تکراری،
- یا انتقال دستی اطلاعات بین سامانهها
میکنند.
گردشکارهای هوشمند میتوانند بخش زیادی از این فعالیتها را بهصورت خودکار انجام دهند و زمان کارکنان را برای کارهای مهمتر آزاد کنند.
تصمیمگیری سریعتر با اطلاعات دقیقتر
یکی از مزایای مهم سیستمهای گردشکار، امکان دسترسی مدیران به اطلاعات لحظهای است.
مدیران میتوانند مشاهده کنند:
- چه تعداد درخواست در حال بررسی است.
- کدام واحد بیشترین حجم کار را دارد.
- میانگین زمان انجام هر فرایند چقدر است.
- در کدام مرحله بیشترین تأخیر ایجاد میشود.
این اطلاعات به مدیران کمک میکند گلوگاههای سازمان را شناسایی کرده و برای بهبود آنها تصمیم بگیرند.
یکپارچگی با سایر سامانهها
گردشکارهای هوشمند زمانی بیشترین ارزش را ایجاد میکنند که با سایر سامانههای سازمان ارتباط داشته باشند.
برای مثال، درخواست خرید میتواند پس از تأیید، بهصورت خودکار وارد سیستم مالی شود یا اطلاعات یک کارمند جدید پس از تأیید استخدام، مستقیماً در سامانه منابع انسانی ثبت شود.
این یکپارچگی علاوه بر کاهش خطا، سرعت انجام فرایندها را نیز افزایش میدهد.
انعطافپذیری؛ ضرورتی برای سازمانهای در حال رشد
هیچ سازمانی برای همیشه با یک ساختار ثابت فعالیت نمیکند. قوانین تغییر میکنند، واحدهای جدید ایجاد میشوند و فرایندها به مرور تکامل پیدا میکنند.
به همین دلیل، سیستم گردشکار باید قابلیت تغییر و توسعه داشته باشد.
اگر برای هر تغییر کوچک نیاز به برنامهنویسی گسترده یا بازطراحی سیستم باشد، سازمان بهتدریج با محدودیتهای جدی روبهرو خواهد شد.
گردشکارهای مدرن به گونهای طراحی میشوند که بسیاری از تغییرات از طریق تنظیمات مدیریتی قابل انجام باشد و سازمان بتواند بدون توقف فعالیتها، فرایندهای خود را بهروز کند.
نقش هوش مصنوعی در آینده گردشکارها
نسل جدید گردشکارهای سازمانی تنها به اجرای فرایندها محدود نخواهد بود. هوش مصنوعی میتواند الگوهای رفتاری را تحلیل کند، تأخیرهای احتمالی را پیشبینی کند، پیشنهادهایی برای بهینهسازی ارائه دهد و حتی برخی تصمیمهای تکراری را بهصورت خودکار انجام دهد.
برای مثال، سیستم میتواند تشخیص دهد که یک درخواست مشابه قبلاً چگونه بررسی شده یا در چه شرایطی احتمال تأخیر در اجرای یک فرایند بیشتر است.
این قابلیتها باعث میشود گردشکارهای آینده، علاوه بر خودکار بودن، هوشمند نیز باشند.
سازمانهای امروزی بیش از هر زمان دیگری به فرایندهای سریع، شفاف و قابل مدیریت نیاز دارند. ادامه استفاده از فرمهای سنتی یا حتی دیجیتالی کردن ساده آنها، پاسخگوی نیازهای سازمانهای در حال رشد نیست.
گردشکارهای هوشمند با حذف فعالیتهای تکراری، افزایش شفافیت، کاهش خطا و ایجاد امکان تحلیل دقیق فرایندها، نقش مهمی در افزایش بهرهوری سازمان ایفا میکنند.
در نهایت، تحول دیجیتال زمانی معنا پیدا میکند که سازمان فقط ابزارهای خود را تغییر ندهد، بلکه شیوه انجام کارها را نیز بازنگری کند. حرکت از فرمهای سنتی به سمت گردشکارهای هوشمند، دقیقاً یکی از مهمترین گامها در این مسیر است؛ گامی که میتواند سرعت، دقت و کیفیت تصمیمگیری را در سراسر سازمان متحول کند.