توضیحات
فرسودگی سایت فقط قدیمی شدن ظاهر آن نیست
وقتی صحبت از سایت قدیمی میشود، معمولاً اولین چیزی که به ذهن میرسد طراحی گرافیکی است.
رنگها قدیمی شدهاند، صفحات شلوغ هستند، نسخه موبایل مناسب نیست یا ظاهر سایت با استانداردهای جدید فاصله دارد.
این موارد مهم هستند، اما تنها بخشی از مسئلهاند.
یک سایت ممکن است از نظر ظاهری هنوز قابل قبول باشد، اما از نظر ساختار فنی، معماری اطلاعات، مدیریت محتوا، امنیت یا قابلیت توسعه دچار فرسودگی شده باشد.
در مقابل، گاهی یک سایت با ظاهر قدیمی هنوز زیرساخت مناسبی دارد و میتوان با یک بازطراحی اصولی، بدون کنار گذاشتن کل سیستم، آن را بهروزرسانی کرد.
بنابراین قبل از تصمیم برای بازطراحی، باید مشخص شود دقیقاً چه چیزی در سایت فرسوده شده است.
سازمان تغییر میکند، اما سایت ثابت میماند
یکی از اصلیترین دلایل فرسودگی سایتهای سازمانی، تغییر خود سازمان است.
شرکتی که پنج سال پیش فقط چند خدمت اصلی ارائه میکرد، ممکن است امروز چندین شرکت زیرمجموعه، محصول جدید، سامانه آنلاین، پروژه بینالمللی و گروههای مختلف مخاطب داشته باشد.
اما اگر ساختار سایت همچنان بر اساس مدل کسبوکار پنج سال قبل باقی مانده باشد، بهمرور تناسب خود را با سازمان از دست میدهد.
این اتفاق معمولاً بهصورت تدریجی رخ میدهد.
یک بخش جدید اضافه میشود، سپس یک منوی جدید، بعد یک زیرمنوی دیگر و در نهایت ساختاری شکل میگیرد که هیچکس از ابتدا آن را طراحی نکرده است.
نتیجه، سایتی است که رشد کرده اما معماری آن رشد نکرده است.
محتوای قدیمی میتواند یک سایت جدید را هم فرسوده کند
فرسودگی فقط فنی نیست. محتوا نیز عمر دارد.
در سایتهای سازمانی بزرگ، تعداد صفحات طی سالها افزایش پیدا میکند. برخی اخبار دیگر کاربردی ندارند، اطلاعات تماس تغییر میکند، مدیران جابهجا میشوند، خدمات تغییر میکنند و بعضی صفحات دیگر هیچ ارتباطی با فعالیت فعلی سازمان ندارند.
اگر برای این محتوا برنامهای وجود نداشته باشد، سایت به مرور پر از اطلاعات قدیمی و تکراری میشود.
در منابع تخصصی مدیریت محتوای سازمانی نیز بر ضرورت تعیین مالک محتوا، بازبینی دورهای، بهروزرسانی و حتی حذف محتوای منقضی تأکید میشود.
به همین دلیل، نگهداری سایت نباید فقط به معنای رفع خطاهای فنی باشد؛ محتوا نیز باید چرخه عمر داشته باشد.
معماری اطلاعات ممکن است با گذشت زمان ناکارآمد شود
ساختار اطلاعات یک سایت برای همیشه ثابت نمیماند.
ممکن است در زمان طراحی، دستهبندیهای سایت کاملاً منطقی باشند، اما بعد از چند سال، تعداد خدمات و محتوای سازمان افزایش پیدا کند و همان ساختار دیگر جوابگو نباشد.
مثلاً بخشی که ابتدا شامل پنج صفحه بوده، ممکن است بعداً به دهها صفحه و فایل مختلف تبدیل شود.
در این شرایط، مشکل فقط زیاد شدن محتوا نیست؛ مشکل این است که کاربر دیگر نمیداند اطلاعات موردنظر خود را کجا پیدا کند.
گاهی یک بازطراحی موفق باید قبل از تغییر ظاهر، معماری اطلاعات سایت را دوباره بررسی کند.
هر قابلیت جدید، یک لایه به سیستم اضافه میکند
یکی از نشانههای مهم فرسودگی فنی این است که اضافه کردن قابلیتهای جدید بهتدریج دشوار میشود.
در سال اول شاید اضافه کردن یک فرم ساده کار چندان پیچیدهای نباشد. چند سال بعد، سازمان ممکن است بخواهد همان فرم را به سیستم مالی، CRM، احراز هویت یا گردشکار داخلی متصل کند.
اگر معماری اولیه سایت برای چنین توسعهای آماده نشده باشد، هر قابلیت جدید به مجموعهای از راهحلهای موقت تبدیل میشود.
این وابستگیهای انباشتهشده همان چیزی است که در مهندسی نرمافزار از آن با عنوان بدهی فنی یاد میشود.
هرچه این بدهی بیشتر شود، هزینه تغییر سیستم نیز افزایش پیدا میکند.
سایتهایی که فقط برای «روز تحویل» طراحی شدهاند
یکی از تفاوتهای مهم میان یک پروژه حرفهای و یک پروژه صرفاً اجرایی، نگاه به آینده است.
اگر تمام تصمیمهای فنی فقط برای پاسخ دادن به نیازهای روز تحویل پروژه گرفته شوند، احتمالاً سایت در سالهای بعد با محدودیت مواجه خواهد شد.
در پروژههای سازمانی باید از ابتدا پرسید:
اگر تعداد کاربران دو برابر شد چه اتفاقی میافتد؟
اگر سازمان یک خدمت جدید اضافه کرد چطور؟
اگر شرکت زیرمجموعه جدیدی ایجاد شد چه؟
اگر نیاز به اپلیکیشن یا پورتال داخلی به وجود آمد چه؟
اگر سیستم جدیدی قرار بود به سایت متصل شود چه؟
پاسخ به این پرسشها به معنی پیشبینی دقیق آینده نیست؛ بلکه یعنی معماری سایت باید ظرفیت تغییر داشته باشد.
مدیریت محتوا اگر درست طراحی نشده باشد، سایت به مرور از کنترل خارج میشود
در سازمانهای بزرگ معمولاً افراد زیادی با سایت در ارتباط هستند.
واحد روابط عمومی خبر منتشر میکند، واحد منابع انسانی اطلاعات کارکنان را مدیریت میکند، واحدهای مختلف خدمات خود را معرفی میکنند و مدیران نیز ممکن است به گزارشها و اطلاعات مدیریتی دسترسی داشته باشند.
اگر نقشها و سطح دسترسیها مشخص نباشد، بهمرور کیفیت محتوا و ساختار سایت کاهش پیدا میکند.
از طرف دیگر، اگر انتشار محتوا بیش از حد وابسته به تیم فنی باشد، کوچکترین تغییر هم تبدیل به یک درخواست توسعه خواهد شد.
یک سیستم مدیریت محتوای حرفهای باید بتواند اختیار را توزیع کند، اما کنترل را از بین نبرد.
چرا بعضی سایتها بعد از بازطراحی دوباره فرسوده میشوند؟
این سؤال مهمی است.
اگر بعد از پنج سال سایت را کاملاً بازطراحی کنیم اما همان مشکلات قبلی را به سیستم جدید منتقل کنیم، احتمالاً چند سال بعد دوباره در همان نقطه قرار خواهیم گرفت.
اگر محتوای بدون استفاده حذف نشود، معماری اطلاعات اصلاح نشود، مسئولیتها مشخص نشوند و زیرساخت برای توسعه آینده آماده نباشد، تغییر ظاهر سایت فقط یک راهحل موقت خواهد بود.
بازطراحی موفق باید به این سؤال پاسخ دهد:
چه چیزی باعث شد سایت قبلی به این وضعیت برسد؟
اگر علت مشخص نشود، نسخه جدید نیز همان مسیر را طی خواهد کرد.
چه زمانی یک سایت واقعاً نیاز به بازطراحی دارد؟
قدیمی بودن سایت بهتنهایی دلیل کافی برای بازطراحی نیست.
گاهی مشکلات با اصلاح UI، بهینهسازی محتوا، بهبود تجربه کاربری یا ارتقای بخشی از زیرساخت قابل حل هستند.
اما در شرایطی مانند موارد زیر، بررسی جدیتر و احتمالاً بازطراحی اساسی منطقیتر میشود:
- ساختار فعلی با ساختار سازمان هماهنگ نیست.
- اضافه کردن قابلیت جدید بسیار دشوار شده است.
- سیستم مدیریت محتوا محدودیت جدی ایجاد میکند.
- سایت با سامانههای جدید سازمان بهخوبی ارتباط برقرار نمیکند.
- معماری اطلاعات باعث سردرگمی کاربران شده است.
- مدیریت محتوا بیش از حد وابسته به برنامهنویس است.
- مشکلات عملکردی و فنی به شکل مداوم تکرار میشوند.
- زیرساخت فعلی امکان توسعه بلندمدت را ندارد.
البته حتی در این شرایط نیز بهتر است تصمیم بر اساس ارزیابی فنی و محتوایی گرفته شود، نه صرفاً بر اساس ظاهر سایت.
راهکار؛ طراحی سایت با نگاه به چرخه عمر
یک سایت سازمانی قرار نیست در روز تحویل به پایان برسد. روز تحویل در واقع آغاز مرحلهای طولانیتر است.
برای جلوگیری از فرسودگی، باید از ابتدا برای چرخه عمر سایت برنامه داشت:
تحلیل → طراحی → توسعه → راهاندازی → پایش → بهبود → توسعه مجدد
در این مدل، سایت دائماً ارزیابی میشود و تغییرات موردنیاز بهصورت تدریجی انجام میگیرند.
این رویکرد باعث میشود سازمان مجبور نباشد هر چند سال یکبار با یک پروژه سنگین و پرریسک همه چیز را از ابتدا تغییر دهد.
یک وبسایت سازمانی باید قابلیت رشد داشته باشد
وبسایت سازمانی موفق، سایتی نیست که فقط در روز اول زیبا و کامل باشد.
موفقیت واقعی زمانی اتفاق میافتد که سایت بتواند همراه سازمان رشد کند.
ساختار باید قابلیت توسعه داشته باشد، محتوای قدیمی باید قابل مدیریت باشد، سامانهها باید امکان اتصال داشته باشند و تیمهای مختلف سازمان بتوانند بدون ایجاد بینظمی، نقش خود را در مدیریت سایت ایفا کنند.
به بیان سادهتر، سایت نباید بعد از چند سال به مانعی برای سازمان تبدیل شود.
فرسوده شدن یک وبسایت سازمانی معمولاً نتیجه یک اتفاق ناگهانی نیست. این فرسودگی بهتدریج و از ترکیب چند عامل شکل میگیرد؛ تغییر نیازهای سازمان، انباشته شدن محتوا، معماری اطلاعات نامناسب، بدهی فنی، محدودیتهای سیستم مدیریت محتوا و نبود برنامه مشخص برای نگهداری و توسعه.
به همین دلیل، راهحل نیز صرفاً تعویض ظاهر سایت نیست.
قبل از هر بازطراحی باید مشخص شود مشکل اصلی کجاست: طراحی، تجربه کاربری، محتوا، معماری اطلاعات، فناوری، زیرساخت یا شیوه مدیریت سایت.
سایت سازمانی زمانی میتواند برای سالها ارزش خود را حفظ کند که از ابتدا بهعنوان یک محصول دیجیتال زنده طراحی شود؛ محصولی که قرار است همراه با سازمان تغییر کند، توسعه پیدا کند و نیازهای جدید را پاسخ دهد.
در نهایت، بهترین وبسایت سازمانی لزوماً سایتی نیست که امروز کاملترین امکانات را دارد؛ سایتی است که پنج سال بعد هم بتوان آن را توسعه داد، بدون اینکه مجبور شویم همهچیز را از ابتدا بسازیم.