توضیحات
سایت سازمانی یک محصول است، نه یک پروژه تمام‌شده
تفاوت مهمی میان «پروژه» و «محصول» وجود دارد.
پروژه معمولاً برای رسیدن به یک خروجی مشخص تعریف می‌شود؛ طراحی، توسعه و تحویل.
اما محصول با هدف استفاده مستمر ساخته می‌شود و باید در طول زمان بهبود پیدا کند.
وب‌سایت سازمانی نیز دقیقاً چنین وضعیتی دارد. ممکن است نسخه اول سایت در یک تاریخ مشخص راه‌اندازی شود، اما نیازهای سازمان در همان روز متوقف نمی‌شوند.
ممکن است چند ماه بعد خدمت جدیدی اضافه شود، ساختار سازمان تغییر کند، شرکت جدیدی به مجموعه اضافه شود یا نیاز به اتصال سایت به یک سامانه دیگر به وجود آید.
اگر معماری سایت فقط برای نیازهای روز طراحی شده باشد، هر تغییر آینده می‌تواند به یک پروژه جداگانه و پرهزینه تبدیل شود.
سرمایه‌گذاری روی سایت فقط هزینه طراحی و توسعه نیست
هنگام تصمیم‌گیری درباره یک پروژه سازمانی، معمولاً قیمت طراحی و توسعه یکی از اولین معیارهاست.
اما هزینه واقعی یک سایت در طول عمر آن، بسیار بیشتر از هزینه اولیه توسعه است.
هزینه‌های نگهداری، توسعه قابلیت‌های جدید، ارتقای زیرساخت، مدیریت محتوا، امنیت، اتصال به سامانه‌های دیگر، آموزش کاربران و حتی مهاجرت به یک پلتفرم جدید، همگی بخشی از هزینه مالکیت سایت هستند.
به همین دلیل، ارزان‌تر بودن اجرای اولیه الزاماً به معنای اقتصادی‌تر بودن پروژه نیست.
ممکن است یک سیستم در ابتدا هزینه کمتری داشته باشد، اما معماری محدود آن باعث شود هر توسعه جدید زمان و هزینه زیادی نیاز داشته باشد.
در مقابل، یک زیرساخت اصولی ممکن است در ابتدای پروژه سرمایه‌گذاری بیشتری بخواهد، اما در سال‌های بعد امکان توسعه سریع‌تر و کنترل هزینه‌ها را فراهم کند.
معماری سایت باید برای آینده طراحی شود
یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های یک وب‌سایت سازمانی حرفه‌ای با یک سایت معمولی، نحوه نگاه به آینده است.
در زمان تحلیل پروژه باید علاوه بر نیازهای فعلی، سناریوهای احتمالی آینده نیز بررسی شوند.
برای مثال:
اگر تعداد کاربران افزایش پیدا کند چه؟
اگر سازمان شرکت جدیدی به مجموعه اضافه کند چه؟
اگر نیاز به یک پورتال داخلی ایجاد شود چه؟
اگر سایت به CRM یا ERP متصل شود چه؟
اگر خدمات آنلاین جدیدی ارائه شود چه؟
اگر ساختار سازمان تغییر کند، آیا معماری سایت نیز به‌راحتی قابل تغییر است؟
قرار نیست طراح همه اتفاقات آینده را پیش‌بینی کند. مسئله این است که زیرساخت نباید در برابر تغییرات آینده مقاومت کند.
طراحی خوب، هزینه توسعه آینده را کاهش می‌دهد
در پروژه‌های بزرگ، تصمیم‌هایی که در مرحله طراحی و معماری گرفته می‌شوند، سال‌ها بعد نیز اثر خود را نشان می‌دهند.
اگر ساختار محتوا به‌درستی تعریف شده باشد، اضافه کردن بخش‌های جدید ساده‌تر خواهد بود.
اگر سیستم مدیریت محتوا انعطاف‌پذیر باشد، واحدهای مختلف سازمان می‌توانند بدون وابستگی دائمی به تیم فنی، محتوای خود را مدیریت کنند.
اگر APIها و لایه‌های ارتباطی از ابتدا اصولی طراحی شده باشند، اتصال سامانه‌های جدید ساده‌تر خواهد شد.
به همین دلیل، بخشی از هزینه‌های آینده را می‌توان در همان مرحله طراحی کنترل کرد.
محتوای سایت هم یک دارایی سازمانی است
یکی از اشتباهات رایج این است که ارزش سایت را فقط در کدنویسی و زیرساخت آن ببینیم.
در یک سازمان بزرگ، سایت ممکن است شامل هزاران صفحه، سند، خبر، گزارش، اطلاعات خدمات، اطلاعات شرکت‌ها، پروژه‌ها و داده‌های تخصصی باشد.
این اطلاعات به مرور زمان به بخشی از دارایی دیجیتال سازمان تبدیل می‌شوند.
بنابراین باید از ابتدا مشخص باشد چه کسی مالک هر بخش از محتواست، چه کسی می‌تواند آن را تغییر دهد، چه محتوایی نیاز به تأیید دارد و اطلاعات قدیمی چه زمانی باید بازبینی یا حذف شوند.
در چارچوب‌های جدید حاکمیت محتوای سازمانی نیز بر تعریف مالکیت، گردش تأیید و چرخه عمر محتوا تأکید می‌شود؛ چون بدون این ساختار، سایت به‌تدریج با محتوای قدیمی و نامنسجم پر می‌شود.
یک سایت خوب نباید سازمان را به پیمانکار وابسته کند
یکی از موضوعاتی که هنگام انتخاب شرکت طراحی سایت کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، میزان وابستگی سازمان به مجری پروژه است.
اگر برای تغییر یک متن ساده، افزودن یک صفحه یا تهیه یک گزارش، همیشه نیاز به برنامه‌نویس وجود داشته باشد، هزینه واقعی سایت به‌مرور افزایش پیدا می‌کند.
یک سیستم حرفه‌ای باید تا حد امکان اختیار مدیریت بخش‌های مختلف را در اختیار افراد مسئول قرار دهد؛ البته با سطح دسترسی مشخص و فرآیندهای کنترل‌شده.
این موضوع هم سرعت کار را افزایش می‌دهد و هم وابستگی عملیاتی سازمان را کاهش می‌دهد.
ارزش سایت با میزان استفاده از آن مشخص می‌شود
یک سایت سازمانی ممکن است امکانات بسیار زیادی داشته باشد، اما اگر کاربران نتوانند به‌راحتی از آن استفاده کنند، بخش قابل‌توجهی از سرمایه‌گذاری انجام‌شده بلااستفاده خواهد ماند.
کارمند باید بتواند خدمت موردنظرش را سریع پیدا کند.
مشتری باید بتواند پاسخ سؤال خود را بدون تماس‌های غیرضروری دریافت کند.
مدیر باید بتواند اطلاعات موردنیاز را در زمان مناسب ببیند.
واحدهای سازمان باید بتوانند محتوای خود را بدون پیچیدگی مدیریت کنند.
به همین دلیل تجربه کاربری فقط مسئله زیبایی سایت نیست؛ بخشی از ارزش اقتصادی محصول دیجیتال است.
اتصال به سامانه‌ها، سایت را به بخشی از اکوسیستم سازمان تبدیل می‌کند
وب‌سایت یک سازمان بزرگ معمولاً نباید یک جزیره مستقل باشد.
اطلاعات ممکن است در CRM، ERP، سیستم منابع انسانی، سامانه مالی، مدیریت اسناد یا سایر نرم‌افزارهای سازمان وجود داشته باشد.
اگر سایت نتواند با این سیستم‌ها ارتباط برقرار کند، کاربران مجبور خواهند شد اطلاعات را چند بار وارد کنند یا میان سامانه‌های مختلف جابه‌جا شوند.
اما زمانی که سایت در یک معماری یکپارچه قرار می‌گیرد، می‌تواند بخشی از اکوسیستم دیجیتال سازمان باشد.
در این حالت، ارزش سایت فقط به صفحاتی که کاربر مشاهده می‌کند محدود نمی‌شود؛ بلکه به نقشی که در جریان اطلاعات و خدمات سازمان دارد نیز وابسته است.
امنیت؛ بخشی از ارزش بلندمدت سایت
امنیت نیز نباید به‌عنوان یک مرحله جداگانه در انتهای پروژه دیده شود.
هرچه سایت در طول زمان توسعه پیدا کند و به سامانه‌های بیشتری متصل شود، اهمیت کنترل دسترسی، مدیریت کاربران، ثبت رویدادها و به‌روزرسانی زیرساخت بیشتر می‌شود.
بنابراین معماری امنیتی باید از ابتدا در طراحی سیستم لحاظ شود.
یک سایت سازمانی که امروز ایمن است اما امکان نگهداری و به‌روزرسانی مناسبی ندارد، در بلندمدت نمی‌تواند سرمایه قابل اتکایی برای سازمان باشد.
سایت باید قابل اندازه‌گیری باشد
اگر سایت یک سرمایه است، باید بتوان میزان ارزش ایجادشده توسط آن را نیز بررسی کرد.
تعداد بازدیدکنندگان تنها یکی از معیارهاست.
برای یک سایت سازمانی، شاخص‌های مهم‌تری نیز وجود دارد:
- چه تعداد از خدمات به شکل آنلاین انجام می‌شوند؟
- زمان انجام فرایندها چقدر کاهش پیدا کرده است؟
- چند مراجعه یا تماس غیرضروری حذف شده است؟
- کاربران چقدر از خدمات دیجیتال استفاده می‌کنند؟
- چه میزان از محتوای سایت به‌روز است؟
- کاربران چقدر سریع به اطلاعات موردنظر می‌رسند؟
- هزینه نگهداری و توسعه سایت در طول زمان چگونه تغییر کرده است؟
این شاخص‌ها کمک می‌کنند سایت از یک «هزینه فناوری اطلاعات» به یک دارایی قابل ارزیابی تبدیل شود.
بازطراحی نباید هر چند سال یک‌بار از صفر شروع شود
اگر سایت از ابتدا به‌عنوان یک محصول بلندمدت طراحی شود، بازطراحی‌های آینده نیز می‌توانند هدفمندتر باشند.
به جای اینکه هر چند سال همه‌چیز کنار گذاشته شود، می‌توان بخش‌های مختلف را به‌صورت مرحله‌ای ارتقا داد؛ تجربه کاربری، معماری اطلاعات، زیرساخت، سیستم مدیریت محتوا یا حتی برخی سرویس‌ها.
این رویکرد ریسک پروژه‌های بزرگ مهاجرت و بازسازی را نیز کاهش می‌دهد.
در پروژه‌های سازمانی، برنامه‌ریزی برای دوره پس از راه‌اندازی اهمیت زیادی دارد؛ زیرا بسیاری از مشکلات زمانی آشکار می‌شوند که تیم پروژه از سایت جدا شده و سازمان وارد مرحله استفاده روزمره شده است.
سرمایه بلندمدت یعنی قابلیت تغییر
شاید مهم‌ترین ویژگی یک سایت سازمانی که قرار است سال‌ها عمر کند، تعداد امکانات آن نباشد؛ بلکه قابلیت تغییر آن باشد.
سازمان‌ها ثابت نمی‌مانند.
ساختارها تغییر می‌کنند، مدیران عوض می‌شوند، خدمات جدید ایجاد می‌شوند، فناوری‌های تازه وارد سازمان می‌شوند و انتظارات کاربران تغییر می‌کند.
یک سایت حرفه‌ای باید بتواند این تغییرات را جذب کند، بدون اینکه هر بار سازمان مجبور شود یک پروژه بزرگ و پرهزینه را از ابتدا آغاز کند.
از پروژه‌ای که تحویل می‌شود تا محصولی که رشد می‌کند
نگاه پروژه‌ای می‌گوید:
«سایت را طراحی کنیم و تحویل دهیم.»
اما نگاه محصول‌محور می‌گوید:
«یک زیرساخت دیجیتال بسازیم که بتواند سال‌ها در کنار سازمان رشد کند.»
این تفاوت در نگاه، روی تمام تصمیم‌های پروژه اثر می‌گذارد؛ از انتخاب فناوری و معماری گرفته تا طراحی تجربه کاربری، مدیریت محتوا، امنیت، یکپارچه‌سازی و پشتیبانی.
در مدل دوم، روز راه‌اندازی پایان کار نیست؛ شروع چرخه‌ای است که در آن سایت مرتباً ارزیابی، بهینه و توسعه داده می‌شود.
طراحی یک وب‌سایت سازمانی بزرگ را نمی‌توان صرفاً به طراحی چند صفحه، پیاده‌سازی یک CMS و انتشار محتوا محدود کرد.
چنین سایتی بخشی از زیرساخت دیجیتال سازمان است و تصمیم‌هایی که هنگام طراحی آن گرفته می‌شود، می‌تواند سال‌ها روی هزینه‌ها، سرعت توسعه، تجربه کاربران و توانایی سازمان برای پاسخ به نیازهای جدید اثر بگذارد.
به همین دلیل، انتخاب فناوری مناسب، معماری قابل توسعه، مدیریت صحیح محتوا، امنیت، تجربه کاربری، یکپارچگی با سامانه‌ها و برنامه مشخص برای نگهداری، همگی بخشی از یک سرمایه‌گذاری بلندمدت هستند.
در نهایت، یک سایت سازمانی موفق سایتی نیست که فقط در روز رونمایی خوب به نظر برسد؛ سایتی است که چند سال بعد نیز بتواند بدون تبدیل شدن به یک مانع، همراه سازمان رشد کند.